在家远程办公,其实一点也不轻松

发布时间:2020年07月22日

据统计,疫情期间全国约两亿人不得不在家办公。一场疫情让大家认清,远程办公似乎并不如想象中那般轻松。“云开会”、“云面试”……彻底打破了传统办公的布局与节奏,居家办公也让许多人从996跃进成007,一刻不停歇地在线。

线上工作真的效率更高吗?居家办公能够提升员工幸福感吗?云顶集团网址钟灵教授对疫情期间盛行的远程办公进行审视反思,发现了一些不起眼但却可能影响深远的变化。

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来源 | 中国美国商会AmChamChina

 

疫情伊始,企业便开始寻求集合多种功能的远程办公平台,比如alibaba旗下的钉钉、字节跳动推出的飞书以及Tencent的企业微信。

这些平台不仅与谷歌 Drive、Dropbox、Zoom和Doodle Survey一样提供专项协同办公服务,还支撑每日签到和工资系统。

企业迫切希翼在疫情期间恢复正常办公秩序,从而对远程办公平台产生了巨大需求。

以钉钉为例,自2月3日以来,钉钉已为来自1000万个机构的2亿用户提供了服务。为了扩大市场份额,各个平台很快开始提供免费账户。据科技研究平台Soft 6预计,今年中国远程办公行业的市场规模将增长104%。

随着远程办公的兴起,人们对远程办公的讨论也越来越多,但目前大多数评论都局限于远程办公节省时间、节省租金以及延迟沟通等角度。

希翼通过本篇文章探索远程办公带来的一些目前尚不起眼但却可能影响深远的变革。

 


 

团队协作线上更佳


远程办公对团队协作和任务实行效率的影响很大。当远程办公平台的新用户还在忙于适应视频会议的形式时,资深用户已然可以熟练运用各种线上工具提升其办公效率了。

 

了解开发者使用他们自己产品通常极具启发意义。比如字节跳动的开发人员开发飞书后,就在该平台上推出了协同编辑和会议功能组合的会议模式“飞阅会”,讨论需要由多位团队成员参与审核、修改以及批准的文件。

 

“与先后提出意见的传统讨论方式相比,飞阅会这样的会议方式可以通过同时收集反馈来节省大量时间。”字节跳动的副总裁谢欣说。

 

“在进行飞阅会会议之前,大家会将文件发布到飞书上供大家评论,会议的第一阶段集体静默阅读文档,针对有疑问的部分在文档进行讨论;在会议的第二阶段,大家会对文档内的评论进行探讨。”

 

这种在线办公策略可以将审阅者的时间并联在一起,并在短时间内促进多人就解决方案达成一致意见。

 


 

线上人力资源管理发生变化

 

办公方式由线下转为线上,许多传统人力资源管理方法也随之变得难以实现。

由于不在一起办公,很多管理者们难以远程管理并评估员工的工作进度和绩效。

远程办公也使管理者们逐渐失去耐心。一旦员工未能及时回复消息,管理者们便会开始怀疑员工是否在做与工作无关的事情。

但如果类似的情况发生在实体的办公场所中,这种猜疑其实是很少发生的——因为管理者知道员工身处工作场所,只是此时不在办公桌前而已。

为了帮助管理者关注员工的动向,不少平台都安装了监视设备。但管理者们越是通过平台监视员工,便越会触发员工的不满情绪。

在未来远程办公的机制设计与选择中,大家很可能会看到,员工在线上工作的质量,与平台为管理者探知员工行为隐私和自由的赋权程度密切相关。

我还注意到,员工和管理者在线办公的时间较之此前线下办公都有所延长。

艾媒咨询的一项调查显示,2020年初有46%受调查员工的工作时间延长了至少30%。一项发表在期刊《Human Resource Management Review》上的研究显示,远程办公让管理者期待员工可以并且应该在晚上以及周末办公。

这是否意味着只要管理者想工作,员工们就必须陪管理者一起工作?这些员工是否从他们的超额工作时间中获得了相应的报酬?

我认为直接的解决方案是修改雇佣合同或企业章程以适应远程办公环境,或者在国家层面进一步修订劳动法。

 

远程办公的功能边界?

首先,优先级的设定更加困难。

远程工作大大降低了请求提高任务优先级所带来的社交成本,导致工作任务的优先级难以设定。

假设我想将一项紧急任务分配给一位同事并且确保他理解该任务的紧迫性,在线下场景中我可以走到同事办公桌前强调这项任务的重要性,但由于这样会让我欠对方人情,所以我会权衡任务的紧急程度和将该任务定位为紧急任务造成的社交成本。利弊分析使我向同事提出额外要求的情况是有限度的。

然而,远程工作大大降低了请求提高任务优先级所带来的社交成本。

于是在工作任务排序时,同事们不知不觉进入了“消耗战”,在这场“战争”中,首先完成任务并采取积极策略(即将每项任务都设置为最高优先级)的人将获得奖励。

在这场博弈的稳态中,每一项任务都将被标记为紧急任务,最终每个人的待办事项清单上都将排满无数的紧急任务。这就使优先级设定失去了意义。

其次,远程办公一定程度上限制了

管理者与员工之间的沟通。

部门领导远程办公时需要处理一些棘手的情况,比如线上向员工提出建议会对员工情绪有更明显的负面影响。

当面对面交谈时,领导者可以察觉到员工对这些负面话题的反应,并可以通过眼神交流以及其他非正式的互动方式(比如共进午餐)来消解负面情绪。而线上办公时,领导者在通过视频和员工交流之外爱莫能助。

一项发表在《Computers in Human Behavior》上的研究表明,视频会议中信号延迟的问题会使人们把注意力更多地放在内容上。当视频会议的参与者互相不太熟的时候,信号延迟让他们无暇顾及对对方的态度方式,因此实际上有助于他们保持客观并关注讨论内容。而当他们与熟悉的人沟通时,信号延迟则会造成交流不畅而增加挫败感。

近半年来,新冠疫情将很多人困在家中,让他们认识到了居家办公的可能性。

由于员工无法前往办公室实地办公,中国企业开始大量使用远程办公平台。相信必将会有越来越多的人,借助互联网和远程办公平台,探索并适应更为灵活的办公方式。

不过我也颇为好奇,待疫情结束后,人们是会把远程办公方式抛诸脑后,还是会从中总结经验借此进一步拥抱灵活的办公方式呢?希翼是后者吧。

 

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